مقال – 20 نصيحة “ذهبية” لتوفير الوقت

بكتابة لائحة بالأعمال المطلوب إنجازها، تكون قد وفّرتَ 50 في المائة من وقتك، مثل التسوق و الاتصال و الذهاب إلى البنك و غسل الملابس …إلخ. هذه اللائحة تسمى بالإنكليزية “To-Do List”.

لا فرق في طريقة كتابة مواعيد الأعمال إلكترونياً أو كتابياً على الورق. المهم هو إنجاز العمل في موعده المحدد.

انظر إلى قائمة الأعمال المطلوب إنجازها، و رتبها حسب أهميتها.

قد تبدو لنا كل الأعمال مهمة، و لكن يجب أن تحدد أهمها و تنجزها أولاً.

وقت العمل قابل للضغط تماماً مثل الغازات، لذا حدد وقتاً معيناً لعمل ما وحاول إنجازه في هذا الوقت المحدد، واضبط ساعة التنبيه على الوقت المعين وسترى فارقاً وكفاءة كبيرين. على سبيل المثال، ضع عشر دقائق لكتابة رسالة بريد إلكتروني (إيميل) و45 دقيقة للتسوق و60 دقيقة لكتابة تقرير.

اتقان العمل مهم، و لكن ينبغي عدم المبالغة في الوصول إلى درجة الكمال في الأعمال الملقاة على عاتقك.

يضيع وقت كثير في الذهاب و الإياب. فمثلاً، حين تكون في المكتب و تريد تحضير فنجان قهوة، يمكن أن تذهب إلى المطبخ و تحضّر القهوة و تجلب معها في نفس الوقت كوب ماء إلى المكتب، بدلاً من الذهاب و الإياب مرتين.

على سبيل المثال، يمكنك التخطيط مسبقاً لعدم الرد على الهاتف، و كذلك التخطيط مسبقاً لتفادي زيارات الزملاء لك في فترات معينة. كما يمكنك تعويد نفسك على عدم قراءة الإيميلات في كل وقت وخصص لها وقتاً معيناً، و تخلص من القلق الذي قد يراودك في حال فاتك خبر ما.

في المكتب أو أثناء التعلم والدراسة في البيت، بالإمكان استخدام لافته مكتوب عليها “هدوء”، و في هذه الحالة لا يضطر المرء للحديث مع الآخرين و تضييع بعض من الوقت في إخبارهم بأنه مشغول.

عند استخدامك للكمبيوتر، حاول الاستعانة باختصارات لوحة المفاتيح. و بدل البحث عن الكلمات بالعين المجردة في الملفات النصية أو في صفحات الإنترنت، يمكنك استخدام خاصية “البحث” عن الكلمات. وبإمكانك أيضاً تخصيص محرك بحث ثابت، مثل “غوغل” أو “ياهو”، يفتح تلقائياً على الشاشة بدلاً من إدخال عنوانه الإلكتروني في كل مرة. كذلك قم بإنشاء مجلدات في الكمبيوتر وإعطاء المجلدات أسماء واضحة، مثل الفواتير و صور العائلة و غيرها.

اعمل على تفادي كل ما يمكنه تأخير إنجاز أعمالك، كالزيارات المفاجئة من الآخرين والازدحام في الطرقات.

عليك إنجاز كل ما يمكن إنجازه خلال 30 ثانية أو أقل فوراً، مثل إغلاق باب خزانة الملابس أو ما إلى ذلك.

من الطبيعي أن يستغرق إنجاز الأعمال أكثر مما تعتقد. لذلك كن واقعياً و حاول إعطاء كل عمل ما يستحقه من الوقت. و من خلال التجارب المتكررة، بإمكانك تقدير الوقت اللازم لك بدقة أكبر لإنجاز كل عمل.

بإمكانك القيام بالتوازي بالأعمال التي قد لا تتطلب تركيزاً كبيراً، مثل الطبخ و المحادثة على الهاتف، أو التنظيف والاستماع إلى الأخبار. أما بالنسبة للأعمال التي يتطلب إنجازها تركيزاً كبيراً، فعليك إنجازها على التسلسل و ليس على التوازي، و سترى فارقاً كبيراً في جودة إنجازك لهذه الأعمال.

جهّز قوائم مسبقة لتذكيرك بما قد تنساه (Checklist)، فهذا يوفر الوقت، واستخدمها دائماً، قبل الخروج إلى العمل أو قبل السفر، مثلاً. أحد الأمثلة هي قائمة الأشياء التي يجب أن تأخذها معك دائماً قبل السفر في الحقيبة، أو ما الذي يتوجب عليك فعله دائماً قبل الخروج إلى العمل.

الأشياء التي بإمكانك إنجازها في أربع دقائق أو أقل عليك القيام بها فوراً بغض النظر عن مدى إلحاحها و أولويتها، فهذا يجعل بالك مرتاحاً أكثر و يمكّنك من التفرغ لما هو أهم و يزيد من الكفاءة. كما أن التفكير في عدم فعلك للأعمال القصيرة بعد يجعلك تحتاج وقتاً أطول لإنجازها.

يحب البعض مساعدة الآخرين أثناء يوم العمل، و لكن عليك إنجاز عملك أولاً طبقاً لقاعدة: “لا ضرر و لا ضرار”. و حتى لو طلب منك رئيسك في العمل مساعدته، فمن حقك الرفض لأن عملك له الأولوية في وقت الدوام.

إذا جاءك زميل أثناء دوام العمل و أراد الحديث معك، فعليك تنبيهه إلى أن عندك ثلاث دقائق فقط، و عليك إنهاء الحديث بعدها بحزم. بإمكانك تحديد موعد معه لاحقاً حين يناسبك الوقت أو الحديث معه في وقت استراحة الظهيرة.

عند التسوق في ساعات الذروة بعد انتهاء العمل، قد يوجد تأخير كبير، ولذلك بإمكانك الاتفاق مع مديرك في العمل بحيث تذهب إلى التسوق في الأوقات التي تكون فيها مراكز التسوق غير مزدحمة. و طبعاً عليك السؤال في المحلات التجارية عن الأوقات التي تكون فيها هذه المحلات هادئة و غير مزدحمة.

يجب عليك الإيفاء بالتزاماتك، وإذا لم يكن يناسبك فعل شيء ما فقُلْ “لا” وكُن صادقاً مع الناس، فهذا مفيد على المدى الطويل. يمكنك قول “لا” بلباقة بعدة طرق، مثل “لا يمكنني فعل ذلك في الوقت الحاضر” أو “من حيث المبدأ، أنا لا أستطيع فعل ذلك”.